УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

Кызылского районного суда

Республики Тыва

В.Б. Монгуш

от « » августа 2022 №

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Кызылского районного суда Республики Тыва

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Кызылского районного суда Республики Тыва разработано в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.20004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года №42, приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» и иными нормативными правовыми актами.

1.2. Положение об архиве суда, разработанное Кызылскоом районным судом Республики Тыва (далее - суд), подлежит согласованию с Государственным казенным учреждением Центр хранения документации и комплектования государственных архивов Республики Тыва, после чего утверждается председателем суда.

1.3. Архив Кызылского районного суда Республики Тыва (далее - Архив) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение Центральный архив Республики Тыва, источником комплектования которого выступает суд.

1.4. Документы суда имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, включенные в состав Архивного фонда РТ в установленном порядке относятся к федеральной собственности и подлежат передаче на постоянное хранение в ГКУ ЦА РТ.

1.5. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных ст.22 Федерального закона от 22.04.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» хранятся в архиве суда.

1.6. Архив суда не является самостоятельным структурным подразделением, а входит в состав отдела делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями. Ответственный за ведение архива назначается приказом председателя суда.

1.7. В своей работе ответственный за ведение архива руководствуется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2015 года № 526, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Тыва в сфере архивного дела и делопроизводства, приказами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, приказами председателя Кызылского районного суда, настоящим Положением.

1.8. Контроль за деятельностью архива суда осуществляется начальником общего отдела.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива суда осуществляет Государственное казенное учреждение Центральный архив Республики Тыва (далее- ГКУ ЦАРТ).

2. Состав документов архива суда

В архив суда поступают:

2.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе поличному составу, образовавшиеся в деятельности суда.

2.2. Постоянного хранения и документы поличному составу фонда (ов) суда ­ предшественников.

2.3. Служебные и ведомственные издания.

2.4. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива суда.

2.5. Планирование, организация и контроль деятельности суда и его структурных подразделений в области архивного дела.

3. Задачи архива суда

Основными задачами архива суда являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.

3.2. Комплектование архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.

3.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве суда.

3.4. Подготовка и своевременная передача документов, относящихся к составу Архивного фонда Республики Тыва, на постоянное хранение в ГКУ ЦАРТ с соблюдением требований, устанавливаемых действующим законодательством Российской Федерации и Республики Тыва.

3.5. Методическое руководство и контроль за оформлением дел в структурных подразделениях суда и своевременной передачей их в архив суда.

4. Функции архива суда

Архив суда осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает, учитывает и хранит документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив суда.

4.3. Информирует руководство и работников суда о составе содержании документов архива.

4.4. Организует выдачу дел и документов в структурные подразделения суда в целях служебного использования.

4.5. Исполняет запросы и заявлении граждан и организаций, выдает архивные копии документов, архивные справки и выписки их архивных документов.

4.6. Ведет учет использования документов архива суда.

4.7. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива суда.

4.8. Осуществляет методическую помощь в составлении номенклатуры дел суда, подготовке структурными подразделениями документов к передаче в архив суда.

4.9. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве суда в целях отбора документов для включении в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.10. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЦАРТ. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов производятся за счет сил и средств суда.

4.11. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе поличному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) комитета по делам архивов Республики Тыва – описи дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к архивному фонду;

в) на согласование экспертно-методической комиссии (далее-ЭМК) ГКУ ЦАРТ – описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПМК комитета по делам архивов Республики Тыва акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю суда описи постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией суда, экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Республики Тыва и экспертно методической ГКУ ЦАРТ.

4.12. В соответствии с возложенными на него задачами сот рудник, ответственный за учет, хранение, комплектование и использование архивных документов суда осуществляет следующие функции:

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии суда;

- в соответствии с графиком принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений суда;

- составляет и предоставляет не позднее через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии суда, ЭПМК комитета по делам архивов Республики Тыва ЭМК ГКУ ЦАРТ;

Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:

- постоянного хранения – не менее чем в пяти экземплярах: четыре на бумажном носителе и один – в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

- временного (свыше 10 лет) хранения – не менее чем в двух экземплярах;

- документов поличному составу – не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

4.13. Проводит в архиве суда единовременные проверки наличия и состояния документов:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архив посторонних лиц;

- при смене лица, ответственного за архив суда.

4.14. Ежегодно представляет в ГКУ ЦАРТ сведения о составе и объеме хранящихся в архиве суда документов по установленной форме.

5. Права архива суда

Для выполнения возложенных задач и функций архив суда имеет право:

5.1. Давать рекомендации структурным подразделениям суда по вопросам, относящимся к компетенции архива суда.

5.2. Запрашивать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива суда.

5.3. Информировать структурные подразделения суда о необходимости своевременной передачи дел и документов в архив суда.

5.4. Представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда.

6. Ответственность архива суда

Лицо ответственное за архив суда, несет ответственность за:

6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

6.2. Утрату, порчу и несанкционарованное уничтожение документов.

6.3. Нарушение правил использование архивных документов и доступа пользователей к ним, установленных законодательством.

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии суда

От «___»_______2022 года № ___